"WhatsApp randevu botu" dendiğinde çoğu klinik sahibinin aklına iki uç geliyor: ya her mesaja "Randevu için 1'e basın" diyen hantal bir menü, ya da kontrolü tamamen ele alıp deftere karışan riskli bir kara kutu. İkisi de doğru model değil. İyi kurgulanmış bir randevu botu aslında üç sade parçadan oluşur: bir defter, bir kural seti ve bir sabah listesi. Bu yazıda motoru kaputu açıp parça parça gösteriyoruz — pazarlama diliyle değil, işleyiş diliyle.
Neden gece gelen mesaj randevuya bağlanamıyor?
Önce sorunu netleştirelim. Hasta akşam 23:00'te yazıyor: "Perşembe müsait misiniz?" Ekip uyuyor; cevap sabahı buluyor. Oysa hasta aynı anda 3-4 kliniğe birden yazar ve çoğunlukla ilk düzgün cevap verenle ilerler. B2B dünyasında medyan ilk yanıt süresinin 42 saat olduğunu düşünürseniz, birkaç saatlik gecikme bile "erken" sayılır — ama hasta için değil. Gece cevapsız kalan tek bir yabancı hasta, 1.500-3.000 € değerinde bir vakanın başka kliniğe gitmesi demek olabilir. Bu hesabın tamamını kaçan hasta maliyeti yazısında kendi rakamlarınızla yapabilirsiniz.
Randevu botunun görevi tam bu boşluğu doldurmak: hastanın yazdığı anda konuşmayı başlatmak, doğru bilgileri toplamak ve randevuyu ya kurallara göre bağlamak ya da ekip için hazır hale getirmek.
Parça 1: Defter — botun baktığı takvim
Botun randevu bağlayabilmesi için kliniğin uygunluk bilgisine bakması gerekir: hangi günler, hangi saatler, hangi işlem için ne kadar süre. Bunu bir defter gibi düşünün. Kurulumda kliniğinizle birlikte bu defterin çerçevesi çizilir: konsültasyon günleri, doktorun ameliyat günleri, öğle blokları, kapalı günler.
Hasta "Perşembe olur mu?" dediğinde bot deftere bakar; perşembe doluysa boş olan en yakın alternatifi önerir. Buradaki kritik nokta şu: bot defteri okur ve önerir, ama defterin sahibi her zaman kliniktir. Takvimi kimin, ne kadar dolduracağına siz karar verirsiniz.
Parça 2: Kurallar — kim onaylar, ne zaman insan devreye girer?
Her kliniğin randevu disiplini farklıdır. Kimi klinik "bot uygun saati direkt bağlasın" der; kimi "bot her şeyi hazırlasın, son onayı danışmanım versin" ister. İyi bir randevu botu bu tercihi bir ayar olarak sunar, dayatmaz. Klinikhattı'nda iki mod da vardır: asistan randevuyu kliniğin kurallarına göre kendisi bağlar veya son onayı ekibe bırakır.
Kurallar sadece onay akışı değildir; sınırları da çizer:
- Bot yalnızca kliniğin onayladığı bilgilerle konuşur — bilmediği konuda cevap uydurmaz.
- Hassas konular insana devredilir: bot teşhis koymaz, "garanti" demez, hastaya Türkçe fiyat rakamı vermez. Bu sınırlar Kasım 2025 Sağlık Tanıtım Yönetmeliği gözetilerek konuşma koduna işlenmiştir — mevzuat tarafının detayı WhatsApp hasta iletişimi ve mevzuat yazısında.
- Personel sohbete girince bot susar. Danışmanınız yazmaya başladığı anda asistan kenara çekilir; çift cevap, çakışma olmaz.
- Bot hastalara kendiliğinden mesaj atmaz. Yalnızca gelen mesaja cevap verir; kimseyi rahatsız etmez.
Parça 3: Sabah listesi — gece biriken işin ekibe devri
Randevu botunun işi randevuyu bağlamakla bitmez; geceyi sabaha düzgün devretmesi gerekir. Her sabah ekibinize bir özet düşer: gece kimler yazdı, hangi konular konuşuldu, hangi randevular bağlandı ve en önemlisi — "aranacaklar" listesi. Botun insana devrettiği hassas konular, yarım kalan konuşmalar, aranmayı bekleyen sıcak hastalar bu listede tek tek durur.
Bu liste, no-show sorunuyla mücadelenin de ilk halkasıdır. Türkiye'de kliniklerde randevuya gelmeme oranı %15-25 bandında seyreder; hastayla randevu öncesi kurulan insan teması bu riski yönetmenin bilinen en sağlam yoludur. Bot geceyi toplar, ekip sabah sıcak listeyle güne başlar — kimse "dün gece kim yazmıştı?" diye kutu taramaz.
Kurulum: form, Instagram günü, WhatsApp haftası
Bütün bu sistem kliniğin kendi numarası üzerinde çalışır — numara ve uygulama aynen kalır, kimse şifre istemez. Kurulum kısa bir formla başlar; Instagram tarafı kurulum gününde bağlanır, WhatsApp tarafı aynı hafta içinde canlıya alınır. 30 gün içinde canlıya alınamazsa kurulum bedeli iade edilir. Fiyat da şeffaftır: 20.000 TL + KDV kurulum (yarısı teslimde) ve 7.500 TL/ay + KDV; taahhüt yok, 30 gün bildirimle iptal.
Motorun çalışırken nasıl göründüğünü merak ediyorsanız en kısa yol denemek: canlı demoda hasta rolüne girip bota kendiniz yazabilirsiniz. Sürecin tamamı için ana sayfadaki kurulum ve fiyat bölümü de açık.
Sık sorulanlar
Bot yanlış saate randevu verirse ne olur?
Bot yalnızca kliniğin tanımladığı defter ve kurallar içinde çalışır; isterseniz son onayı her zaman ekibiniz verir. Kontrol hiçbir aşamada klinikten çıkmaz.
Hastaya fiyat söyler mi?
Türkçe konuşmada fiyat rakamı vermez; bu, yönetmelik gözetilerek bilinçli konulmuş bir sınırdır. Fiyat konuşması ekibinize devredilir.
Ekibim sohbeti devralmak isterse?
Danışmanınız sohbete girdiği anda bot susar; konuşma tamamen ekipte kalır. Diğer sorular SSS sayfasında.